POLİTİKALARIMIZ
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI POLİTİKASI
1. AMAÇ VE KAPSAM
Hukuk düzenine uyum konusunda azami özeni göstermeyi geçmişinden bugüne benimsemiş olan OTM PLASTİK YEDEK PARÇA SANAYİ VE TİC.LTD.ŞTİ kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına ilişkin mevzuata uyum açısından da gerekli her türlü faaliyetin yürütülmesine ilişkin sistemleri kurmaktadır.
OTM Plastik Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası (OTM Plastik KVK Politikası”) ile OTM Plastik Yedek Parça Sanayi ve Tic. Ltd.Şti. tarafından kişisel verilerin korunmasında ve işlenmesinde benimsenen ilkeler düzenlenmektedir.
OTM Plastik Tic.Ltd.Şti.’nin, kişisel verilerin korunmasına verdiği önem doğrultusunda, OTM Plastik Yedek Parça San.Tic.Ltd.Şti. KVK Politikası ile OTM Plastik Tic.Ltd.Şti. tarafından yürütülen faaliyetlerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (“KVK Kanunu”) yer alan düzenlemelere uyumuna ilişkin temel prensipler belirlenmektedir. OTM Plastik Yedek Parça San.Tic.Ltd.Şti. KVK Politikası düzenlemelerinin uygulanması ile OTM Plastik Yedek Parça San.Tic.Ltd.Şti.’nin benimsediği veri güvenliği ilkeleri sürdürülebilir kılınmış olacaktır.
OTM Plastik Yedek Parça San.Tic.Ltd.Şti. KVK Politikası, OTM Plastik Yedek Parça San.Tic.Ltd.Şti. tarafından otomatik olan veya herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla gerçekleştirilen, kişisel verileri işlenen gerçek kişilere yönelik olmakla birlikte, OTM Plastik Tic.Ltd.Şti. çalışanlarının kişisel verilerinin korunmasına ilişkin hususlar ayrıca düzenlenmektedir.
2. HEDEF
OTM Plastik Yedek Parça San.Tic.Ltd.Şti. KVK Politikası ile, OTM Plastik bünyesinde kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi ve korunması konusunda farkındalığın oluşması hedefi doğrultusunda gerekli sistemleri oluşturmak ve mevzuata uyumu temin etmek için gereken düzenin kurulması amaçlanmaktadır.
Bu kapsamda OTM Plastik KVK Politikası, KVK Kanunu ve ilgili mevzuat ile ortaya konulan düzenlemelerin uygulanması bakımından yol gösterme amacı taşımaktadır.
3. TANIMLAR
OTM Plastik KVK Politikası’nda kullanılan ve önem teşkil eden tanımlar aşağıda yer almaktadır:
Açık Rıza : Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
Anonim Hale Getirme : Kişisel verinin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale
Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ : 10 Mart 2018 tarihli ve 30356 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ.
Çalışan(lar): OTM Plastik çalışan(lar)ı
Çalışan KVK Politikası: OTM Plastik çalışanlarının kişisel verilerinin korunmasına ve işlenmesine ilişkin ilkelerin düzenlendiği “OTM Plastik Tic.Ltd.Şti.Çalışanları Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası”.
Kişisel Sağlık Verilerinin İşlenmesine İlişkin Yönetmelik: 20 Ekim 2016 tarihli ve 29863 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan, Kişisel Sağlık Verilerinin İşlenmesi ve Mahremiyetinin Sağlanması Hakkında Yönetmelik
Kişisel Sağlık Verisi: Kimliği belirli ya da belirlenebilir gerçek kişinin fiziksel ve ruhsal sağlığına ilişkin her türlü bilgi ile kişiye sunulan sağlık hizmetiyle ilgili bilgi
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Kişisel Veri Sahibi:Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. Örneğin; müşteriler ve çalışanlar.
Kişisel Verilerin Korunması Birimi: OTM Plastik tarafından, kişisel verilerin korunması mevzuatına uygunluğun sağlanması, muhafazası ve sürdürülmesi kapsamında Şirket bünyesinde gerekli koordinasyonu sağlayacak olan birim.
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
KVK Kanunu : 7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan, 24 Mart 2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
KVK Kurulu : Kişisel Verileri Koruma Kurulu.
KVK Kurumu : Kişisel Verileri Koruma Kurumu.
KVK Uyum Programı : OTM Plastik tarafından yürürlüğe konulmuş, kişisel verilerin korunmasına ilişkin mevzuat ile uyumluluğun sağlanmasına ilişkin program.
Özel Nitelikli Kişisel Veri : Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler.
OTM Plastik /Şirket : OTM Plastik Yedek Parça San.Tic.Ltd.Şti.
OTM Plastik İş Ortakları: OTM Plastik ticari faaliyetlerini yürütürken çeşitli amaçlarla iş ortaklığı kurduğu taraflar.
OTM Plastik Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası : Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi, Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik gereğince, OTM Plastik tarafından kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemi için dayanak yapılmış olan “OTM Plastik Tic.Ltd.Şti. Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası”.
OTM Plastik KVK Politikası : OTM Plastik Yedek Parça San.Tic.Ltd.Şti. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası.
OTM Plastik Tedarikçileri : Sözleşme temelli olarak OTM Plastik’e hizmet sunan taraflar.
OTM Plastik Veri Sahibi Başvuru Formu : Veri sahiplerinin, KVK Kanunu’nun 11. maddesinde yer alan haklarına ilişkin başvurularını kullanırken yararlanacakları başvuru formu.
Türkiye Cumhuriyeti Anayasası : 9 Kasım 1982 tarihli ve 17863 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan; 7 Kasım 1982 tarihli ve 2709 sayılı Türkiye Cumhuriyeti Anayasası.
Türk Ceza Kanunu : 12 Ekim 2004 tarihli ve 25611 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanan; 26 Eylül 2004 tarihli ve 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu.
Veri İşleyen : Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi.
Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri yöneten kişi.
Veri Sorumluları Sicili : KVK Kurulu gözetiminde, Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı gözetiminde tutulan ve kamuya açık olan Veri Sorumluları Sicili.
4. ROLLER VE SORUMLULUKLAR
OTM Plastik KVK Politikası’nın tüm OTM Plastik işleyiş, faaliyet ve süreçlerinde uygulanmasından, genel müdür sorumlu olmakla birlikte; OTM Plastik KVK Politikası’na uygun hazırlanan yönetmelik, prosedür, kılavuz standart ve eğitim faaliyetlerinin OTM Plastik bünyesinde uygulanmasında, Hukuk İşleri Direktörlüğü tavsiye kaynağı ve rehber olacaktır. OTM Plastik genelinde tüm çalışanlarımız, paydaşlarımız, misafirler, ziyaretçiler ve ilgili üçüncü kişiler OTM Plastik KVK Politikası’na uyum ile birlikte, hukuki yönden risklerin ve yakın tehlikenin önlenmesinde, Hukuk İşleri Direktörlüğü ekibiyle iş birliği yapmakla yükümlüdürler. OTM Plastik tüm organ ve departmanları OTM Plastik KVK Politikası’na uyulmasını gözetmekle sorumludur.
5. OTM PLASTİK KVK POLİTİKASININ ESASLARI
5.1. OTM PLASTİK KVK POLİTİKASI İLE YÖNETİLEN KİŞİ GRUPLARI
OTM Plastik KVK Politikası kapsamı dahilinde olan ve OTM Plastik tarafından kişisel verileri işlenen veri sahipleri aşağıda gruplandırılmaktadır:
• OTM Plastik Çalışan Adayları
OTM Plastik ile hizmet akdi kurulmamış ancak kurulmak üzere OTM Plastik değerlendirmesine alınan kişiler.
• OTM Plastik İş Ortakları Yetkilileri, Çalışanları
OTM Plastik ticari ilişki içinde olduğu kuruluşların gerçek kişi yetkilileri, hissedarları, çalışanları.
• OTM Plastik Ziyaretçileri
OTM Plastik binalarını veya OTM Plastik tarafından işletilen internet sitelerini ziyaret eden gerçek kişiler.
• Diğer Gerçek Kişiler
OTM Plastik Çalışanları Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası kapsamında olmayan tüm gerçek kişiler.
5.2. OTM PLASTİK TARAFINDAN YÜRÜTÜLEN İŞ FAALİYETLERİ KAPSAMINDA KİŞİSEL VERİLERİ İŞLEME AMAÇLARI
ANA AMAÇLAR ALT AMAÇLAR
OTM Plastik kısa /orta / uzun vadede ticari politikalarının tespiti, planlanması ve uygulanması
1. Şirket dışı eğitim faaliyetlerinin planlanması ve icrası planlanması ve uygulanması
2. İş ortakları ve tedarikçilerle olan ilişkilerin yönetimi
OTM Plastik’in İnsan Kaynakları Faaliyetlerinin Tasarlanması ve Yürütülmesi
1. Çalışan temin süreçlerinin yürütülmesi
2. Stajyer ve öğrenci temin, yerleştirmesi ve operasyon süreçlerinin planlanması ve icrası
3. İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması
4. Şirket çalışanları için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi
5. Çalışanların iş faaliyetlerinin takibi ve denetimi 6. Çalışanlar için yan haklar ve menfaatlerin planlanması ve icrası
7. Çalışan çıkış işlemlerinin planlanması ve icrası 8. Çalışanların performans değerlendirme süreçlerinin planlanması ve takibi
9. Şirket içi eğitim faaliyetlerinin planlanması ve icrası
10. İş ortakları ve tedarikçilerle olan ilişkilerin yönetimi
11. Ücret yönetimi
12. Şirket içi oryantasyon aktivitelerinin planlanması ve icrası
OTM Plastik Yürüttüğü Ticari Faaliyetlerin Mevzuata ve Holding Politikalarına Uygun Olarak Yerine Getirilmesi İçin Holding Bünyesindeki İş Birimleri Tarafından Gerekli Çalışmaların Yapılması ve bu Doğrultuda Faaliyetlerin Yürütülmesi
1. Finans ve muhasebe işlerinin takibi
2. Yatırımcı ilişkilerinin yürütülmesi
3. Kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası
4. İş faaliyetlerinin etkinlik/verimlilik ve yerindelik analizlerinin gerçekleştirilmesi planlanması ve icrası
5. Etkinlik yönetimi
6. Bilgi teknolojileri alt yapısının oluşturulması ve yönetilmesi
7. Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi ve icrası
8. İş sürekliğinin sağlanması faaliyetlerinin planlanması ve icrası
9. İş ortakları ve tedarikçilerin bilgiye erişim yetkilerinin planlanması ve icrası
OTM Plastik insan kaynakları faaliyetlerinin tasarlanmasına, planlanmasına ve icrasına destek olunması
1. OTM Plastik insan kaynakları stratejilerinin planlanması konusunda destek olunması
2. OTM Plastik çalışanlarının transfer, geçici görevlendirme, terfi ve işten ayrılmalarının takibi ve duyurulması
3. OTM Plastik çalışanlarının çalışan bağlılığının ölçümlenmesi süreçlerinin planlanması ve yürütülmesine destek olunması
4. OTM Plastik çalışan temin süreçlerine destek olunması
OTM Plastik ticari itibarının ve oluşturduğu güvenin korunması
1. Talep ve şikayet yönetimi
2. Topluluk ve topluluk değerlerinin itibarının korunmasına yönelik çalışmaların gerçekleştirilmesi
6. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE KORUNMASINA İLİŞKİN OLARAK OTM PLASTİK TARAFINDAN BENİMSENEN İLKELER
6.1. KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİNİN VERİ İŞLEME ŞARTLARINA UYGUN OLARAK GERÇEKLEŞTİRİLMESİ
OTM Plastik kişisel verilerin işlenmesi faaliyetlerini yürütürken, (i) temel ilkelere, (ii) kişisel veri işleme şartlarına ve (iii) özel nitelikli kişisel veri işleme şartlarına uygun hareket etmektedir.
6.1.1. Temel İlkelere Uygunluk
OTM Plastik tarafından, kişisel verilerin korunması mevzuatına uyum sağlanması ve uyumun sürdürülmesi kapsamında aşağıda sıralanan temel ilkeler benimsenmektedir:
(1) Kişisel verileri hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak işleme
OTM Plastik, Türkiye Cumhuriyeti Anayasası başta olmak üzere, kişisel verilerin korunması mevzuatına uygun olarak, kişisel veri işleme faaliyetlerini hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak yürütür.
(2) İşlenen kişisel verilerin doğruluğunu ve güncelliğini temin etme
OTM Plastik tarafından kişisel verilerin işlenmesi faaliyeti yürütülürken, teknik imkanlar dahilinde kişisel verilerin doğruluğunu ve güncelliğini sağlamaya yönelik gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınmaktadır. Şirketimiz bu kapsamda, kişisel veri sahiplerinin kişisel verilerinin hatalı olması durumunda bunları düzeltme ve doğruluğunu teyit etmeye yönelik mekanizmalar kurmuştur.
(3) Kişisel verilerin belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenmesi
OTM Plastik tarafından kişisel verilerin işlenmesi faaliyetleri, kişisel veri işleme faaliyeti başlamadan önce belirlenmiş olan, açık ve hukuka uygun amaçlar dahilinde yürütülmektedir.
(4) Kişisel verileri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde işleme
OTM Plastik tarafından, kişisel veriler, veri işleme şartları ile bağlantılı ve bu hizmetlerin gerçekleştirilmesi için gerektiği kadar işlenmektedir. Bu kapsamda, kişisel veri işleme amacı, kişisel veri işleme faaliyetine başlanmadan önce belirlenerek, ileride kullanılabileceği varsayımı ile veri işleme faaliyeti yürütülmemektedir.
(5) Kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etme
OTM Plastik, kişisel verileri, ilgili mevzuatta öngörülen veya veri işleme amacının gerektirdiği süre ile sınırlı olarak muhafaza etmektedir. Bu doğrultuda mevzuatta öngörülen sürenin bitimi veya kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler OTM Plastik tarafından silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
6.1.2. Kişisel Veri İşleme Şartlarına Uygunluk
OTM Plastik kişisel veri işleme faaliyetlerini, KVK Kanunu’nun 5. maddesinde ortaya konulan veri işleme şartlarına uygun olarak yürütmektedir. Bu kapsamda, yürütülen kişisel veri işleme faaliyetleri aşağıda sıralanan kişisel veri işleme şartlarının varlığı halinde gerçekleştirilmektedir:
(1) Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Varlığı
Veri sahibinin kendisiyle ilgili veri işlenmesine, özgürce, konuyla ilgili yeterli bilgi sahibi olarak, tereddüde yer bırakmayacak açıklıkta ve sadece o işlemle sınırlı olarak onay vermesi halinde, OTM Plastik tarafından kişisel veri işleme faaliyeti yürütülür.
(2) Kişisel Veri İşleme Faaliyetinin Kanunlarda Açıkça Öngörülmüş Olması
Kişisel veri işleme faaliyetine ilişkin kanunlarda açıkça düzenleme bulunması durumunda OTM Plastik tarafından, ilgili kanuni düzenleme ile sınırlı olarak kişisel veri işleme faaliyeti yürütülebilecektir.
(3) Fiili İmkansızlık Nedeniyle Veri Sahibinin Açık Rızasının Elde Edilememesi ve Kişisel Veri İşlemenin Zorunlu Olması
Kişisel veri sahibinin rızasını açıklayamadığı veya rızasına geçerlilik tanınmadığı hallerde, kişilerin hayat veya beden bütünlüğünün korunması için kişisel verilerin işlenmesi zorunlu ise, OTM Plastik tarafından bu kapsamda veri işleme faaliyeti yürütülür.
(4) Kişisel Veri İşleme Faaliyetinin Bir Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan Doğruya İlgili Olması
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olan hallerde, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesi gerekli ise OTM Plastik tarafından veri işleme faaliyeti yürütülür.
(5) OTM Plastik Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi için Kişisel Veri İşleme Faaliyeti Yürütülmesinin Zorunlu Olması
Hukuka uygunluk konusunda gerekli hassasiyeti göstermeyi Şirket politikası olarak benimsemiş olan OTM Plastik’in hukuki yükümlülüğünün söz konusu olması durumunda, hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi için kişisel veri işleme faaliyeti yürütülür.
6) Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi
OTM Plastik tarafından, ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilen (herhangi bir şekilde kamuya açıklanan) kişisel veriler alenileştirilme amacına uygun olarak işlenir.
(7) Bir Hakkın Tesisi, Kullanılması veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması
Kişisel verilerin işlenmesinin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması durumunda, OTM Plastik tarafından bu zorunluluk ile paralel olarak kişisel veri işleme faaliyet yürütülür.
(8) Veri Sahibinin Temel Hak ve Özgürlüklerine Zarar Vermemek Şartıyla Kişisel Veri İşleme Faaliyetinin Yürütülmesinin OTM Plastik’in Meşru Menfaatleri için Zorunlu Olması
OTM Plastik meşru menfaatleri için, kişisel veri işlemenin zorunlu olması durumunda, veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar verilmeyecek ise veri işleme faaliyeti yürütülebilecektir. Bu kapsamda, söz konusu şartın varlığının tespiti için, OTM Plastik tarafından mehaz düzenlemede kabul gören “denge testi” uygulaması yürütülür.
6.1.3. Özel Nitelikli Kişisel Veri İşleme Şartlarına Uygunluk
OTM Plastik tarafından, hukuka aykırı olarak işlendiklerinde ayrımcılık yaratma riski taşıyan özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesine ayrıca önem gösterilmektedir. Bu kapsamda, OTM Plastik tarafından özel nitelikli kişisel veri işlemesinde öncelikle hassasiyetle veri işleme şartlarının var olup olmadığı tespit edilmekte, hukuka uygunluk şartının varlığından emin olunduktan sonra veri işleme faaliyeti yürütülmektedir.
Özel nitelikli kişisel veriler, OTM Plastik tarafından, KVK Kurulu tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması şartıyla aşağıdaki durumlarda işlenebilmektedir:
(1) Kişisel Sağlık Verilerinin İşlenmesi
OTM Plastik tarafından kişisel sağlık verileri, aşağıda sıralanan şartlardan birinin varlığı halinde işlenebilmektedir: – kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından; veya
– Kişisel veri sahibinin açık rızasının varlığı,
(2) Sağlık ve Cinsel Hayat Dışındaki Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi
OTM Plastik tarafından, sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler (ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançları, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri); veri sahibinin açık rıza vermesi veya kanunlarda öngörülen hallerde işlenebilmektedir.
6.1.4. Kişisel Veri Aktarım Şartlarına Uygunluk
OTM Plastik tarafından gerçekleştirilecek kişisel veri aktarımlarında KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerinde düzenlenmiş olan kişisel veri aktarım şartlarına uygun olarak hareket edilmektedir.
(1) Kişisel Verilerin Yurtiçinde Aktarılması
OTM Plastik tarafından, KVK Kanunu’nun 8. maddesi gereğince, yurtiçinde yürütülecek veri aktarımı faaliyetlerinde veri işleme şartlarına uygun olarak hareket edilmektedir.
(2) Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması
OTM Plastik tarafından, KVK Kanunu’nun 9. maddesi gereğince kişisel veriler; (i) kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak ve (ii) aktarım yapılacak ülkenin KVK Kurulu tarafından ilan edilen yeterli korumaya sahip ülkelerden olması veya ilgili yabancı ülkede yeterli korumanın bulunmaması durumunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmeleri ve KVK Kurulunun izninin bulunması ile yurtdışına aktarılabilmektedir.
(3) OTM Plastik Tarafından Kişisel Verilerin Aktarıldığı Kişi Grupları
OTM Plastik, KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine uygun olarak OTM Plastik KVK Politikası kapsamı dahilinde olan veri sahiplerinin kişisel verilerini aşağıda sıralanan kişi gruplarına belirtilen amaçlarla aktarabilir:
(i) OTM Plastik Şirketleri’ne, OTM Plastik Şirketleri’nin katılımını gerektiren ticari faaliyetlerin yürütülmesinin temini amacıyla sınırlı olarak,
(ii) OTM Plastik İş Ortakları’na, iş ortaklığının kurulması ve sürdürülmesinin temini amacıyla sınırlı olarak,
(iii) OTM Plastik Tedarikçileri’ne, tedarikçiden temin edilen ve OTM Plastik ticari faaliyetlerini yerine getirmek amacıyla sınırlı olarak,
(iv) Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile yetkili özel hukuk kişilerine, ilgili kişilerinin hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak,
(v) Üçüncü kişilere kişisel veri aktarım şartlarına uygun olarak.
6.2 OTM PLASTİK TARAFINDAN KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN AYDINLATILMASI
OTM Plastik, KVK Kanunu’nun 10. maddesine ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ’e uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında veri sahiplerinin bilgilendirilmesini sağlamak için gerekli süreçleri yürütmektedir. Bu kapsamda OTM Plastik tarafından veri sahiplerine sunulan aydınlatma metinlerinde aşağıda sıralanan bilgiler bulunmaktadır:
(1) Şirketimizin unvanı,
(2) OTM Plastik tarafından veri sahiplerinin kişisel verilerinin hangi amaçla işleneceği,
(3) İşlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
(4) Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi,
(5) Veri sahibinin hakları olan;
– Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenmek,
– Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etmek,
– Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenmek,
– Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilmek,
– Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini istemek ve yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini istemek,
– Öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini istemek ve yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini istemek,
– İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etmek,
– Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etmek.
6.3. OTM PLASTİK TARAFINDAN KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN TALEPLERİNİN SONUÇLANDIRILMASI
Veri sahiplerinin kişisel verilerine ilişkin taleplerini Şirketimize yazılı olarak veya KVK Kurulu tarafından belirlenen diğer yöntemler ile iletmeleri durumunda, OTM Plastik veri sorumlusu sıfatıyla KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde sonuçlandırılmasını sağlamak üzere gerekli süreçleri yürütmektedir. Veri sahipleri kişisel verilerine ilişkin taleplerini Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ doğrultusunda gerçekleştirmelidir.
OTM Plastik, veri güvenliğinin sağlanması kapsamında, başvuruda bulunan kişinin başvuruya konu kişisel verinin sahibi olup olmadığını tespit etmek amacıyla bilgi talep edebilir. Şirketimiz ayrıca kişisel veri sahibinin başvurusunun talebe uygun bir biçimde sonuçlandırılmasını sağlamak adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.
Veri sahibinin başvurusunun; diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali olması, orantısız çaba gerektirmesi, bilginin kamuya açık bir bilgi olması gibi durumlarda, OTM Plastik tarafından gerekçesi açıklanarak talep reddedilebilecektir.
6.3.1. Kişisel Veri Sahiplerinin Hakları
KVK Kanunu’nun 11. maddesi uyarınca, Şirketimize başvurarak aşağıda yer alan konularda talepte bulunabilirsiniz:
(1) Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenmek,
(2) Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etmek,
(3) Kişisel verilerinizin işlenme amacı ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenmek, (4) Kişisel verilerinizin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenmek,
(5) Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini istemek ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini istemek,
(6) KVK Kanunu ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerinizin silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini istemek,
(7) İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etmek,
(8) Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etmek.
6.3.2. Mevzuat Gereği Kişisel Veri Sahiplerinin Hakları Dışında Kalan Haller
KVK Kanunu’nun 28. maddesi gereğince aşağıdaki hallerin KVK Kanunu’nun kapsamında olmaması sebebiyle, kişisel veri sahiplerinin aşağıda yer alan konularda haklarını ileri sürmeleri mümkün olmayacaktır:
(1) Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi.
(2) Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hale getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi.
(3) Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi.
(4) Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi.
KVK Kanunu’nun 28/2 maddesi gereğince; aşağıda sıralanan hallerde zararın giderilmesini talep etme hariç olmak üzere, kişisel veri sahiplerinin haklarını ileri sürmeleri mümkün olmayacaktır:
(1) Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması.
(2) Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi.
(3) Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması.
(4) Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması.
6.4. OTM PLASTİK TARAFINDAN YÜRÜTÜLEN KİŞİSEL VERİ İŞLEME FAALİYETLERİ KAPSAMINDA İŞLENEN KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ VE PAYLAŞILAN TARAF KATEGORİLERİ
6.4.1. Kişisel Veri Kategorileri
OTM Plastik tarafından yürütülen kişisel veri işleme faaliyetleri kapsamında işlenen kişisel veri kategorileri ve açıklamaları aşağıda düzenlenmektedir:
Kimlik Bilgisi : Kişinin kimliğine dair bilgilerin bulunduğu kişisel verilerdir; adsoyad, T.C. kimlik numarası, uyruk bilgisi, anne adı-baba adı, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet gibi bilgileri içeren ehliyet, nüfus cüzdanı ve pasaport gibi belgeler ile vergi numarası, SGK numarası, imza bilgisi, taşıt plakası v.b. bilgiler.
İletişim Bilgisi : İletişim bilgileri; telefon numarası, adres, e-mail adresi, faks numarası gibi kişisel veriler.
Lokasyon Verisi : Şirket araçlarını ve cihazlarını kullanırken bulunduğu yerin konumunu tespit eden kişisel veriler; ; GPS lokasyonu, seyahat verileri vb.
Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi : iş birimleri tarafından yürütülen operasyonlar çerçevesinde, şirketin ve veri sahibinin hukuki menfaatlerini korumak amacıyla kişisel veri sahibinin aile bireyleri (örneğin; eş, anne, baba, çocuk) ve yakınları hakkındaki kişisel veriler.
Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi : Fiziksel mekana girişte, fiziksel mekanın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler kamera kayıtları, parmak izi kayıtları ve güvenlik noktasında alınan kayıtlar
İşlem Güvenliği Bilgisi : Şirketin ticari faaliyetlerini yürütürken gerek veri sahibinin gerekse Şirket’in teknik, idari, hukuki ve ticari güvenliğinin sağlanması için işlenen kişisel veriler.
Risk Yönetimi Bilgisi : Ticari, teknik ve idari risklerin yönetilmesi için bu alanlarda genel kabul görmüş hukuki, ticari teamül ve dürüstlük kurallarına uygun olarak kullanılan yöntemler vasıtasıyla işlenilen kişisel veriler.
Finansal Bilgi : OTM Plastik ile veri sahibi arasındaki hukuki ilişki kapsamında yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler ile banka hesap numarası, IBAN numarası, kredi kartı bilgisi, finansal profil, malvarlığı verisi, gelir bilgisi gibi kişisel veriler.
Çalışan Adayı Bilgisi : OTM Plastik çalışanı olmak için başvuruda bulunmuş veya ticari teamül ve dürütlük kuralları gereği Şirket’imizin insan kaynakları ihtiyaçları doğrultusunda Çalışan Adayı olarak değerlendirilmiş veya Şirket’imizle çalışma ilişkisi içerisinde olan bireylerle ilgili işlenen kişisel veriler.
Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi : OTM Plastik hukuki alacak ve haklarının tespiti, takibi ve borçlarının ifası ile kanuni yükümlülükler ve OTM Plastik politikalarına uyum kapsamında işlenen kişisel veriler.
Denetim ve Teftiş Bilgisi : OTM Plastik kanuni yükümlülükleri ve Şirket politikalarına uyumu kapsamında işlenen kişisel veriler.
Özel Nitelikli Kişisel Veri : KVK Kanunu’nun 6. maddesinde belirtilen veriler (örneğin; kan grubu da dahil sağlık verileri, biyometrik veriler, din ve üye olunan dernek bilgisi gibi).
Talep/Şikayet Yönetimi Bilgisi : OTM Plastik yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikayetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler.
İtibar Yönetimi Bilgisi : Kişiyle ilişkilendirilen ve OTM Plastik ticari itibarını korumak maksatlı toplanan kişisel veriler (örneğin; OTM Plastik ile ilgili yapılan paylaşımlar).
Olay Yönetimi Bilgisi : Kişisel veri sahibiyle ilişkilendirilen ve OTM Plastik çalışanlarını, hissedarlarını etkileme potansiyeli olan olaylarla ilgili toplanan bilgiler ve değerlendirmeler (örneğin; kamuoyunun doğru yönetilmesine ilişkin toplanan bilgiler, değerlendirmler gibi)
6.4.2. Paylaşılan Taraf Kategorileri
OTM Plastik, KVK Kanunu’nda yer alan ilkelere ve özellikle, KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine uygun olarak OTM Plastik KVK Politikası kapsamı dahilinde olan veri sahiplerinin kişisel verilerini aşağıda sıralanan kişi gruplarına belirtilen amaçlarla aktarılabilir:
(i) OTM Plastik Şirketleri’ne,
(ii) OTM Plastik Tedarikçileri’ne,
(iii) OTM Plastik İştirakleri’ne,
(iv OTM Plastik İş Ortakları’na,
(v) Yetkili kamu kurum ve kuruluşlar ile yetkili özel hukuk kişilerine,
(vi) Veri aktarım şartlarına uygun olarak, diğer üçüncü kişilere.
Aktarımda bulunulan yukarıda belirtilen kişilerin kapsamı ve olası veri aktarım amaçları aşağıda belirtilmektedir.
VERİ AKTARIMI YAPILABİLECEK KİŞİLER
İş Ortağı : OTM Plastik, ticari faaliyetlerinin yürütülmesi gibi amaçlarla iş ortaklığı kurduğu taraflar
İş ortaklığının kurulma amaçlarının yerine getirilmesini temin etmek amacıyla sınırlı olarak
Tedarikçi : OTM Plastik ticari faaliyetlerinin yürütülmesi kapsamında, OTM Plastik emir ve talimatlarına uygun ve sözleşme temelli olarak OTM Plastik hizmet sunan taraflar
Şirket’in tedarikçiden dış kaynaklı olarak temin ettiği ve Şirket’in ticari faaliyetlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin Şirket’e sunulmasını sağlamak amacıyla sınırlı olarak
İştirakler : Şirket’in hissedarı olduğu şirketler
Şirket’in iştiraklerinin de katılımını gerektiren ticari faaliyetlerinin yürütülmesini temin etmekle sınırlı olarak
OTM Plastik Şirketleri : OTM Plastik oluşturan tüm şirketler
Şirket’in ticari faaliyetlerine ilişkin stratejilerinin planlanması ve faaliyetlerinin sürdürülmesi ile denetim gibi amaçlarla sınırlı olarak
Hukuken Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları : İlgili mevzuat hükümlerine göre Şirket’in bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları
İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak
Hukuken Yetkili Özel Hukuk Kişileri : İlgili mevzuat hükümlerine göre Şirket’ten bilgi ve belge almaya yetkili özel hukuk kişileri
İlgili özel hukuk kişilerinin hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak
6.5. OTM PLASTİK TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNİN VE GİZLİLİĞİNİN SAĞLANMASI
OTM Plastik tarafından, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerde meydana gelebilecek güvenlik eksikliklerini önlemek için, imkanlar dahilinde, korunacak verinin niteliğine göre gerekli her türlü tedbir alınmaktadır.
Bu kapsamda OTM Plastik tarafından gerekli her türlü (i) idari ve (ii) teknik tedbirler alınmakta, (iii) şirket bünyesinde denetim sistemi kurulmakta ve (iv) kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla ifşası durumunda KVK Kanunu’nda öngörülen tedbirlere uygun olarak hareket edilmektedir.
(1) Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak ve Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişilmesini Önlemek için OTM Plastik Tarafından Alınan İdari Tedbirler
– OTM Plastik, kişisel verilerin korunması hakkındaki mevzuata ilişkin olarak çalışanlarını eğitir ve bilinçlendirilmelerini sağlar.
– Kişisel verilerin aktarıma konu olduğu durumlarda, OTM Plastik tarafından kişisel verilerin aktarıldığı kişiler ile akdedilmiş olan sözleşmelere, kişisel verilerin aktarıldığı tarafın veri güvenliğini sağlamaya yönelik yükümlülükleri yerine getireceğine ilişkin kayıtlar eklenmesi sağlanır.
– OTM Plastik tarafından yürütülen kişisel veri işleme faaliyetleri detaylı olarak incelenir, bu kapsamda, KVK Kanunu’nda öngörülen kişisel veri işleme şartlarına uygunluğun sağlanması için atılması gereken adımlar tespit edilir.
– OTM Plastik, KVK Kanunu’na uyumun sağlanması için yerine getirilmesi gereken uygulamaları tespit eder, bu uygulamaları iç politikalar ile düzenler.
(2) Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak ve Kişisel Verilere Hukuka Aykırı Erişilmesini Önlemek için OTM Plastik Tarafından Alınan Teknik Tedbirler
– OTM Plastik tarafından kişisel verilerin korunmasına ilişkin olarak, teknolojinin imkan verdiği ölçüde teknik önlemler alınır ve alınan önlemler gelişmelere paralel olarak güncellenir ve iyileştirilir.
– Teknik konularda, uzman personel istihdam edilir.
– Alınan önlemlerin uygulanmasına yönelik düzenli aralıklarla denetim yapılır.
– Güvenliği temin edecek yazılım ve sistemler kurulur.
– OTM Plastik bünyesinde işlenmekte olan kişisel verilere erişim yetkisi, belirlenen işleme amacı doğrultusunda ilgili çalışanlar ile sınırlandırılır.
(3) OTM Plastik Tarafından Kişisel Verilerin Korunmasına ilişkin Denetim Faaliyetleri Yürütülmesi
OTM Plastik tarafından, kişisel verilerin korunması ve güvenliğinin sağlanması kapsamında alınan teknik tedbirlerin, idari tedbirlerin ve uygulamaların ilgili mevzuata, politika, prosedür ve talimatlara uyumu, işleyişi ve etkinliği OTM Plastik Denetim Başkanlığı tarafından denetlenir. OTM Plastik Denetim Başkanlığı söz konusu denetim faaliyetini, kendi organizasyonu marifetiyle gerçekleştirebileceği gibi gerekli gördüğü hallerde dış kaynaklı denetim firmalarına da yaptırabilir. Bu kapsamda gerçekleştirilen denetim faaliyetlerinin sonuçları, OTM Plastik Yönetim Kuruluna, genel müdürüne ve ilgili fonksiyon yöneticilerine raporlanır.
Denetim sonuçlarına ilişkin planlanan aksiyonların düzenli olarak takibi süreç sahiplerinin sorumluluğundadır. Süreç sahipleri periyodik olarak takip ve ilerleme durumlarını OTM Plastik Yönetim Kurulu’na raporlar, Yönetim Kurulunun oluşturduğu Denetim Başkanlığı da bu rapor kapsamındaki aksiyonların takibini, doğrulama testlerini ve denetimlerini yapar. Denetim sonuçları ile sınırlı olmaksızın, verilerin korunmasına ilişkin alınan tedbirlerinin geliştirilmesini ve iyileştirilmesini sağlayacak faaliyetler ilgili icra birimlerince yürütülür.
(4) Kişisel Verilerin Kanuni Olmayan Yollarla İfşası Durumunda Alınacak Tedbirler
OTM Plastik tarafından yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti kapsamında, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak yetkisiz kimseler tarafından elde edilmesi durumunda, vakit kaybedilmeksizin durum KVK Kurulu’na ve ilgili veri sahiplerine bildirilecektir.
6.6. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİNDEN SORUMLU BİRİMİN TESPİTİ
OTM Plastik tarafından, kişisel verilerin korunması mevzuatına uygunluğun sağlanması, muhafazası ve sürdürülmesi kapsamında Şirket bünyesinde gerekli koordinasyonu sağlayacak olan “Kişisel Verilerin Korunması Birimi” kurulmuştur. Kişisel Verilerin Korunması Birimi, OTM Plastik birimleri ve departmanları arasında birlik sağlanması, yürütülen faaliyetlerin kişisel verilerin korunması mevzuatına uygunluğunun temini için kurulan sistemlerin yürütülmesi ve iyileştirilmesinden sorumludur.
7. GÖZDEN GEÇİRME
Bu Politika dokümanı, OTM Plastik Yönetim Kurulu tarafından onaylandığı andan itibaren yürürlüğe girer. İşbu Politika’nın yürürlükten kaldırılması hususu hariç olmak üzere Politika içerisinde yapılacak değişiklikler ve ne şekilde yürürlüğe konacağı konusunda da OTM Plastik Yönetim Kurulu tarafından OTM Plastik genel müdürüne yetki verilmiştir. Genel müdür onayıyla işbu Politika içerisinde değişiklik yapılabilecek ve yürürlüğe konabilecektir.
İşbu Politika’ya bağlı olarak düzenlenecek, bu Politika’nın içerisinde belirtilen hususların belli konular özelinde ne şekilde icra edileceğini belirtecek uygulama kuralları yönetmelik şeklinde düzenlenecektir. Yönetmelikler genel müdür onayıyla yayımlanarak yürürlüğe konulacaktır.
İşbu Politika her halükarda yılda bir kez gözden geçirilir, gerekli değişiklikler varsa, genel müdür onayına sunularak güncellenir.
Kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin yürürlükte bulunan mevzuat ile OTM Plastik KVK Politikası arasında çelişki bulunması halinde, OTM Plastik yürürlükte bulunan mevzuatın uygulama alanı bulacağını kabul etmektedir.
OTM Plastik KVK Politikası, OTM Plastik internet sitesinde (otmplastik.com.tr) yayımlanır ve kişisel veri sahiplerinin erişimine açıktır. İlgili mevzuatta gerçekleştirilecek değişiklik ve yeniliklere paralel olarak, OTM Plastik KVK Politikası’nda gerçekleştirilecek değişiklikler, veri sahiplerinin kolaylıkla erişim sağlayabileceği biçimde veri sahiplerinin erişimine açılacaktır.